PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

w Dolnośląskiej Bibliotece Wojewódzkiej im. Tadeusza Mikulskiego we Wrocławiu na podstawie Dyrektywy PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów 

§1 DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

Bibliotece - należy przez to rozumieć Dolnośląską Bibliotekę Publiczną im. Tadeusza Mikulskiego we Wrocławiu, reprezentowaną przez Dyrektora;

Koordynatorze ds. obsługi zgłoszeń - rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej oraz nadzór nad całym procesem zgłoszeniowym i działaniem następczym;

Pracowniku - rozumie się przez to każdą osobę zatrudnioną lub współpracującą z Pracodawcą, bez względu na formę współpracy, w tym w szczególności pracownika, zleceniobiorcę, wykonawcę, praktykanta, wolontariusza, stażystę, itp.;

Zgłaszającym - rozumie się przez to osobę dokonującą Zgłoszenia Naruszenia przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;

Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

Osobie powiązanej ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;

Sygnaliście - rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;

Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Bibliotece lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

Procedurze - rozumie się przez to niniejszą Procedurę Zgłaszania Naruszeń;

Naruszeniu - rozumie się przez to taki stan faktyczny będący następstwem działania lub zaniechania świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa

Zgłoszeniu Naruszenia/Zgłoszeniu - rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze informacji mogących świadczyć o Naruszeniu;

Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Bibliotece, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

Rejestrze Naruszenia (Rejestrze) - rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi Zgłoszeniami;

Wstępnej analizie Zgłoszenia - rozumie się przez to weryfikację treści Zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego, w ramach której Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma prawo wystąpić do Zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w Zgłoszeniu Naruszenia;

Komisji Wyjaśniającej/Komisji - rozumie się przez to wewnętrzną Komisję wyznaczoną przez Dyrektora na wniosek Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w Zgłoszeniu;

Postępowaniu Wyjaśniającym/ działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Bibliotekę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach Procedury;

Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;

Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;

Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

§2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Podstawowym celem niniejszej Procedury jest zapobieganie Naruszeniom w Bibliotece.
2. Biblioteka prowadzi swoją działalność w oparciu o poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz standardów etycznych.
3. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o Naruszeniach w Bibliotece poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
4. Procedura określa w szczególności:
   • zakres Naruszeń objętych Procedurą,
   • zakres Osób uprawnionych,
   • zasady zgłaszania Naruszenia przez Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia,
   • odpowiedzialność w procesie zarządzania Naruszeniami,
   • proces rozpatrywania oraz zarządzania Naruszeniami,
   • zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych Zgłoszeń Naruszenia przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących Zgłoszeń.

§3 ZAKRES

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa jakimi są działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące zakresu:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
2. Osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia to w szczególności:
   1. pracownicy;
   2. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   3. przedsiębiorcy;
   4. osoby świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   5. stażyści;
   6. wolontariusze;
   7. praktykanci;
   8. wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Biblioteką, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia Naruszenia lub kandydaci do zatrudnienia (jeśli informacje dotyczące Naruszenia pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia).

§4 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń w Bibliotece oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń jest osoba zatrudniona na stanowisku Kierownik Działu Personalno-Organizacyjnego, która pełni funkcję Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń. Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń wyznacza Dyrektor w odrębnym zarządzeniu. Dyrektor wyznacza również osobę odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń dotyczących Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń.
2. Komisja Wyjaśniająca składa się z co najmniej 3 członków, wyznaczonych przez Dyrektora na wniosek Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń.
3. Komisję powołuje Dyrektor odrębnym zarządzeniem na czas niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia.
4. Członkami Komisji wyjaśniającej mogą być pracownicy Biblioteki lub podmioty zewnętrzne. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń wskazując Dyrektorowi członków Komisji bierze pod uwagę kwalifikacje i wiedzę z obszaru, którego dotyczy Zgłoszenie.
5. Osoby, co do których z treści zgłoszenia naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie, podlegają wyłączeniu z rozpatrywania Zgłoszenia.
6. Wyłączenie członka Komisji Wyjaśniającej z przyczyn, o których mowa w ust. 5, może nastąpić na skutek:
   1. Oświadczenia członka Komisji o istnieniu podstaw do wyłączenia go z jej prac,
   2. Wniosku któregokolwiek z pozostałych członków Komisji o wyłączenie innego członka z prac Komisji.
7. Decyzję o wyłączeniu członka Komisji podejmuje Dyrektor po konsultacji z Koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń. Postanowienia ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.
8. W przypadku nieobecności w pracy jednego z członków Komisji, Dyrektor po konsultacji z Koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń, może wyznaczyć inną osobę do udziału w pracach Komisji. Osoba ta nie traci statusu członka Komisji do czasu zakończenia jej prac.
9. Komisja może zasięgać opinii osób trzecich, jeżeli jest to niezbędne do rozpatrzenia Zgłoszenia.

§5 SYGNALISTA

1. Zgodnie z zasadą dobrej wiary, każda Osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić Naruszenie, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach prawa od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. W Bibliotece obowiązuje bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, jak również prób lub gróźb zastosowania takich działań. Zakaz ten dotyczy również sytuacji, gdy Zgłoszenie Naruszenia zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone Postępowanie Wyjaśniające wykazało, że zgłoszone Naruszenie nie miało miejsca.
4. Sygnalista nie może zrzec się praw mu przysługujących, ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

§6 OCHRONA SYGNALISTY

1. Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania w szczególności ochrona przed:
   1. odmową nawiązania stosunku pracy,
   2. wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   3. niezawarciem umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciem kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   4. obniżeniem wynagrodzenia za pracę,
   5. wstrzymaniem awansu albo pominięciem przy awansowaniu,
   6. pominięciem przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
   7. przeniesieniem pracownika na niższe stanowisko pracy,
   8. zawieszeniem w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
   9. przekazaniem innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
   10. niekorzystną zmianą miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   11. negatywną oceną wyników pracy lub negatywną opinią o pracy,
   12. nałożeniem lub zastosowaniem środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty
2. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 1.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, ust. 1 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
   1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
   2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia.
5. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę Zgłoszeniem Naruszenia.
6. Na Bibliotece spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 1-4, nie jest działaniem odwetowym.

§ 7 PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane w formie ustnej lub pisemnej za pomocą:
   1. dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. 
   2. pisma złożonego w miejscu do tego wyznaczonym lub Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń.
2. Zgłoszenie Naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
   1. imię i nazwisko osoby Zgłaszającej wraz z danymi kontaktowymi (adres do korespondencji, telefon, adres e-mail),
   2. datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o Naruszeniu,
   3. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia,
   4. wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie Naruszenia,
   5. wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia,
   6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Naruszenia.
3. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia Naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach Naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§8 ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

1. Biblioteka nie dopuszcza zgłoszeń anonimowych.
2. Zgłoszenia Naruszeń dokonane anonimowo lub w sposób uniemożliwiający identyfikację Zgłaszającego będą niszczone przez Koordynatora ds. obsługi naruszeń, w obecności dodatkowej osoby trzeciej. Ze zniszczenia Zgłoszenia Naruszeń Koordynator ds. obsługi naruszeń sporządzi protokół ze wskazaniem daty otrzymania Zgłoszenia Naruszenia, daty oraz przyczyny zniszczenia.

§9 FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

1. Zgłoszenie Naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych Zgłoszeń Naruszenia.
3. W przypadku ustalenia w wyniku Wstępnej Analizy Zgłoszenia albo w toku Postępowania Wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu Naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Zgłaszający będący Pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
4. W przypadku Zgłaszającego, świadczącego na rzecz Biblioteki usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego Zgłoszenia Naruszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, Zgłaszający, świadomie dokonujący fałszywego Zgłoszenia Naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

§10 DZIAŁANIE NASTĘPCZE

1. Dostęp do kanałów Zgłaszania Naruszenia posiada tylko Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
2. Po wpłynięciu Zgłoszenia Naruszenia, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń, niezwłocznie - nie później jednak niż w 3 dni od wpływu, dokonuje Wstępnej analizy Zgłoszenia.
3. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek poinformować Zgłaszającego o przyjęciu zgłoszenia lub wezwać Zgłaszającego do usunięcia braków Zgłoszenia w terminie 7 dni od utrzymania Zgłoszenia, w tym przypadku Zgłoszenie uznaje się za skutecznie wniesione od dnia uzupełnienia braków. Wstępna analiza Zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
4. Jeżeli Zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń wszczyna Postępowanie Wyjaśniające/ Działanie następcze.
5. Nadzór nad Postępowaniem Wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawuje Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
6. Rozpatrzenie Zgłoszenia Naruszenia następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia Postępowania Wyjaśniającego pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
7. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie Zgłoszenia Naruszenia może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.
8. Z przeprowadzonego Postępowania Wyjaśniającego Komisja sporządza raport.
9. Raport obejmuje ocenę Zgłoszenia Naruszenia, rekomendacje Komisji co do podejmowanych działań następczych w celu usunięcia naruszeń i jego skutków oraz podjęcia innych działań w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
10. Koordynator ds. obsługi zgłoszeń ma obowiązek poinformować Sygnalistę o sposobie rozwiązania sprawy w terminie 30 dni od zakończenia rozpatrywania Zgłoszenia.

§11 REJESTR NARUSZEŃ

1. Każdorazowo Zgłoszenie Naruszenia zostaje zarejestrowane w Rejestrze Naruszenia, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Naruszeń w Bibliotece odpowiada Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
3. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzony przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń zawiera co najmniej:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
4. Poza prowadzeniem Rejestru, Koordynator ds. obsługi zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności jest zobowiązany do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia Zgłoszenia przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

• §12 ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie, na zasadach ustalonych w ustawie o ochronie sygnalistów.
5. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
   1. w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
   2. w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

6. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
7. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o sygnalistach.
8. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są gwarantami tego, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
   1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
   2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Procedura wymaga przeglądu i aktualizacji minimum 1 raz w roku.
2. Za aktualizację procedury odpowiada Koordynator ds. obsługi naruszeń.
3. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią niniejszej Procedury przed dopuszczeniem go do pracy.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych