INFORMACJA O WYBORZE OFERTY

•  PROBIT Sp. z. o. o  ul. Ostrowskiego 7, 53-238 Wrocław.

 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU NA  DOSTAWĘ I WDROŻENIE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO DLA DOLNOŚLĄSKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ WE WROCŁAWIU

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

1. ZAMAWIAJĄCY, PRZEDMIOT I TRYB POSTĘPOWANIA.

   1. Dolnośląska Biblioteka Publiczna we Wrocławiu zwana dalej ?Zamawiającym? zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia na Dostawę i Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI).
   2. Niniejsze postępowanie prowadzone będzie w trybie przetargu ograniczonego.
   3. Ustawa Prawo Zamówień Publicznych nie obowiązuje w niniejszym postępowaniu.
   4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

2.  OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. 

   Przedmiotem zamówienia jest: Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, wspierającego pracę Dolnośląskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu obejmującego:

   • Oprogramowanie sieciowe ? autorski zintegrowany pakiet systemów do zarządzania jednostką kultury , wykonany w jednakowej technologii bazodanowej, który powinien obejmować następujące obszary funkcjonalne:

     • Finanse-Księgowość
     • Sprawozdawczość finansowa
     • Ewidencję środków trwałych
     • Kadry z ewidencją czasu pracy
     • Płace wraz z elektroniczną bankowością
     • Fakturowanie
     • Internetowy Panel Pracowniczy

   • Usługi niezbędne do uruchomienia i późniejszej eksploatacji systemu obejmujące:

     • instalację i konfigurację oprogramowania na serwerze i stacjach roboczych
     • szkolenia pracowników wytypowanych do obsługi konkretnych modułów 
     • nadzór nad wdrożeniem oraz asystę w pierwszym okresie eksploatacji systemu
     • przeniesienie danych katalogowych z systemu obecnie użytkowanego przez Zamawiającego

3. WYMAGANE CECHY SYSTEMU. 

   Oferowany system musi być w pełni zintegrowany i zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt 2A). Oferowany zintegrowany system informatyczny musi być oparty o  jedną bazę kontrahentów i zapewniać automatyczny przepływ danych wykorzystywanych przez poszczególne moduły (przede wszystkim w zakresie danych o płatnikach, o rozrachunkach, o środkach trwałych, danych potrzebnych do sporządzania analiz finansowo-ekonomicznych), a także musi być oparty o wspólne słowniki.

   1. Wymagania techniczno-technologiczne dla ZSI. 

      Zintegrowany system musi charakteryzować się następującymi ogólnymi cechami:
      • spełniać wymogi polskiego prawa, a w szczególności ustawy o rachunkowości i rozliczeniach podatkowych oraz ustawy o ochronie danych osobowych;
      • być systematycznie aktualizowany, zgodnie ze zmieniającymi się trendami i przepisami;
      • być oprogramowaniem autorskim firmy, we wszystkich jego obszarach funkcjonalnych, co pozwoliłoby na przeprowadzanie ewentualnych modyfikacji i zmian w oprogramowaniu pod potrzeby Zamawiającego;
      • posiadać rozbudowane możliwości parametryzacje (elastyczność oprogramowania) umożliwiające dostosowanie systemu do potrzeb i specyfiki Dolnośląskiej Biblioteki Publicznej we Wrocławiu
      • być systemem w pełni zintegrowanym, umożliwiającym dostęp do informacji bezpośrednio po jej wprowadzeniu w różnych przekrojach i szybki podgląd z różnych poziomów;
      • posiadać rozbudowany system raportowania, z możliwością dowolnego definiowania raportów oraz wykonywania wszelkiego rodzaju analiz na wprowadzonych danych oraz możliwością prezentowania stworzonych analiz w formie graficznej;
      • posiadać rozbudowany system kontroli uprawnień użytkowników, do funkcji i danych przechowywanych przez system;
      • umożliwiać przechowywanie informacji o użytkownikach wprowadzających i zmieniających dane;
      • mieć wbudowane narzędzia utrzymania spójności danych systemu, na wypadek sytuacji utraty zasilania, awarii sprzętu lub utraty łączności z komputerem centralnym;
      • firma wdrażająca system zobowiązana jest zapewnić w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym opiekę serwisową, pomoc specjalistów z różnych dziedzin oraz szybką pomoc, szczególnie w sytuacjach awaryjnych;
      • mieć możliwość przechowywania kopii zapasowych oprogramowania na zewnętrznych serwerach
      • być zgodnym z wymaganiami Rozporządzaniem o Ochronie Danych Osobowych

   2. Zintegrowany system musi być oparty o nowoczesną serwerową technologię bazodanową, [technologię bazodanową (baza danych MS SQL)]-  o następujących podstawowych cechach:

      • powinien mieć wbudowane mechanizmy umożliwiające pracę w architekturze klastrowej;
      • powinien posiadać mechanizm blokowania na poziomie wiersza wg zasady ?writers do not block readers, readers do not block writers? (zapewnienie wielodostępu do danych); a tym samym umożliwiać jednoczesna prace kilku osób w tym samym module.
      • musi zapewniać możliwość odzysku danych w przypadku awarii do ostatnio zatwierdzonej transakcji;
      • musi pozwalać na tworzenie kopii zapasowej w czasie pracy bazy (hot backup) bez uszczerbku wydajności i szybkości działania systemu;
      • powinien umieć zarządzać zasobami serwera dla poszczególnych użytkowników;
      • powinien umożliwiać szeroko pojęte partycjonowanie danych;
      • powinien mieć wbudowane mechanizmy zarządzania hasłem użytkownika pozwalające na jednoznaczną jego identyfikację;
      • musi być wyposażony w graficzny interfejs użytkownika, umożliwiać pracę w środowisku MS WINDOWS.
      • musi być rozwiązaniem zintegrowanym. Dane do systemu powinny być wprowadzane tylko raz i powinny być udostępniane w miejscach, w których są potrzebne;
      • musi współpracować z pakietem pracy biurowej MS Office;
      • musi umożliwiać automatyczne generowanie standardowych sprawozdań, w tym Jednolity Plik Kontrolny;
      • powinien umożliwiać budowanie raportów samodzielnie przez użytkownika. Preferowane jest, aby razem z systemem zostały dostarczone narzędzia umożliwiające tworzenie zestawień przez użytkowników.

   3. Warunki oraz wymagania dotyczące Oferenta. 

      Oferent musi spełniać następujące warunki:

• zapewnić dostarczenie, instalację i parametryzację zintegrowanego systemu do zarządzania, w którego skład wchodzi: autorskie oprogramowanie do zarządzania,
• zatrudniać odpowiednią liczbę programistów zapewniającą możliwość modyfikacji pod potrzeby klienta i rozwój produktu (prosimy o podanie ilości osób zatrudnionych na w/w stanowisku);
• zatrudniać odpowiednią liczbę specjalistów wg. standardu wdrożeń, zapewniającą sprawne wdrożenie oraz bezpieczną obsługę informatyczną (prosimy o podanie ilości osób zatrudnionych na w/w stanowisku);
• zapewnić w okresie nadzoru nad wdrożeniem oraz w późniejszym okresie, osobiste wsparcie specjalistów z różnych dziedzin oraz szybką reakcję, szczególnie w sytuacjach awaryjnych:
• posiadać zespół wdrożeniowy we Wrocławiu, co gwarantuje odpowiednio szybki czas reakcji poprzez osobiste wsparcie specjalistów w sytuacjach awaryjnych;
• wykazać się co najmniej 5-letnim okresem pozytywnych doświadczeń w zakresie informatycznych zastosowań w podobnych jednostkach kultury, przedstawić wykaz skomputeryzowanych jednostek kultury ( w tym co najmniej jednej biblioteki publicznej w miejscowości powyżej 100 000 mieszkańców ) z podaniem miejsca wykonania, zakresu wykonanych prac oraz informacji czy system funkcjonuje do dziś
• wykazać się certyfikatem jakości ISO lub równoważnym.

4. WYMAGANIA SZCZEGÓŁOWE.

   1. Wymagania funkcjonalne dla ZSI. 

      Szczegółowe wymagania funkcjonalne dotyczące poszczególnych modułów Zintegrowanego Systemu Informatycznego zawiera Zał. Nr 4 do SWZ

5. OFERTY CZĘŚCIOWE.

   1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia określonego w specyfikacji.
   2. Oferty złożone na część zakresu zostaną odrzucone.

6. OKRES REALIZACJI ZAMÓWIENIA.

Wymagany przez Zamawiającego cykl realizacji całości zamówienia: 12 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. Oferty z dłuższym cyklem zostaną odrzucone.

7. WARUNKI UCZESTNICTWA W POSTEPOWANIU.

   1. Udział w postępowaniu mogą wziąć Oferenci, którzy posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymogami ustawowymi;

      1. posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac i czynności,

      2. posiadają udokumentowaną niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do sprawnego i właściwego wykonania zamówienia;

      3. znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie całości zamówienia;

2. Z udziału w postępowaniu wyklucza się Oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je z nienależytą starannością;

   1. co do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne, lub w których ogłoszono upadłość lub likwidację;
   2. przedsiębiorców, na których w ostatnich trzech latach została nałożona kara pieniężna, o której mowa w przepisach o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, za czyn polegający na przekupstwie osoby pełniącej funkcję publiczną.

8. KOSZT ZŁOŻENIA OFERTY.

Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty niezależnie od wyniku postępowania.

9. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO.

Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie materiałów przetargowych. Pytanie musi wpłynąć na piśmie  lub na adres email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. nie później niż 6 pełnych dni kalendarzowych przed terminem składania ofert.

Na wszystkie pytania otrzymane w powyższym terminie Zamawiający niezwłocznie przesyła odpowiedź wszystkim, którzy uzyskali materiały przetargowe, bez ujawniania źródła zapytania.

10. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z OFERENTAMI.

W sprawach dotyczących niniejszego postępowania Oferenci mogą kontaktować się z Mariusz Gabrysiak pod nr tel. (048) 713352-248

11. WPROWADZENIE ZMIAN W MATERIAŁACH PRZETARGOWYCH.

    1. Zamawiający może w dowolnym czasie przed terminem składania ofert zmienić treść materiałów przetargowych z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na zapytania Oferentów. Każda zmiana staje się wiążąca z momentem wprowadzenia i dostarczenia jej Oferentom.
    2. Zamawiający powiadamia wszystkich Oferentów o treści wprowadzonych zmian na wskazane przez nich adresy poczty elektronicznej.

12. WYMAGANE DOKUMENTY I ZAŁĄCZNIKI.

Oferta powinna zawierać:

1. Cenę ofertową według zał. Nr 1.
2. Oferowane moduły programowe i warunki licencji - zał. Nr 1A
3. Oświadczenie oferenta ? zał. Nr 2.
4. Wykaz skomputeryzowanych jednostek kultury w ostatnich 5 latach, z podaniem miejsca wykonania, zakresu wykonanych prac oraz informacji czy system funkcjonuje do dziś ? zał. Nr 3.
5. Szczegółowe wymagania funkcjonalne dotyczące poszczególnych modułów Zintegrowanego Systemu Informatycznego ? zał. Nr 4;
6. Przedstawienie potencjału kadrowego Oferenta wraz z podaniem wykazu osób, które będą realizować przedmiot zamówienia (programiści i wdrożeniowcy) ? zał. Nr 5;
7. Oświadczenia dot. przetwarzanie danych osobowych  - zał. Nr 6;
8. Opis metodologii wdrożenia w tym:
   • przedstawienie zakresu prac wchodzących w skład nadzoru nad wdrożeniem,
   • podanie ilości godzin szkoleniowo-wdrożeniowych, przeznaczonych na szkolenie pracowników z funkcjonalności poszczególnych modułów w ramach zaproponowanej kwoty za wdrożenie,
   • przeniesienie danych katalogowych.
9. Wymagane dokumenty:

1. Aktualny na dzień składania ofert wypis z Krajowego Rejestru Sądowego (rejestru przedsiębiorców) dla firmy Oferenta wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert.
2. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uiszczeniu należnych podatków i opłat wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub właściwy dokument stwierdzający zwolnienie, odroczenie albo rozłożenie na raty zaległych płatności;
3. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o uiszczeniu należnych składek ZUS wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub właściwy dokument stwierdzający zwolnienie, odroczenie albo rozłożenie na raty zaległych płatności;

13. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY.

    1. Oferta musi być napisana maszynowo w języku polskim.
    2. Wszystkie załączone dokumenty powinny być oryginałami lub kopiami potwierdzonymi przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta, a oświadczenia i dane zawarte w formularzach powinny mieć formę zgodną z załączonymi do niniejszej Specyfikacji wzorami.
    3. Wszystkie strony oferty powinny być ze sobą złączone, ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta.
    4. Wszystkie ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby uprawnionej do występowania w imieniu Oferenta.
    5. Każdy Oferent może złożyć w niniejszym przetargu tylko jedną ofertę.
    6. Oferty należy składać w formie:
       1. pisemnej w zaklejonych kopertach lub opakowaniach. Zewnętrzną kopertę należy zaadresować na adres Zamawiającego:  Dolnośląska Biblioteka Publiczna im. Tadeusza Mikulskiego we Wrocławiu Rynek 58, 50-116 Wrocław oraz opatrzyć napisem: ,,Zintegrowany System Informatyczny Nie otwierać przed dniem 21.02.2023 do godz. 10.00? . Wewnętrzną kopertę opatrzyć nazwą i adresem Oferenta, aby można było ją odesłać nie otwartą, w przypadku złożenia danej oferty po wymaganym terminie, lub
       2. elektronicznej za pomocą platformy usług administracji publicznej (ePUAP: /DBPWroclaw/SkrytkaESP) poprzez profil zaufany osoby uprawnionej do występowania w imieniu Oferenta.

15. OBLICZANIE CENY OFERTOWEJ. 

Cenę oferty należy podać jako ceny netto i cenę brutto stanowiącą wartość wszystkich prac, czynności i zakupów niezbędnych do realizowania przedmiotu umowy.

15. KRYTERIA OCENY OFERT I SPOSÓB WYBORU NAJLEPSZEJ OFERTY.

Oferty nie odrzucone komisja ocenia merytorycznie przyznając punkty w każdym kryterium w sposób następujący:

1. a) Cena 40 %    ( Kc = 0,40 )
2. b) Ocena funkcjonalności 30 %    ( Kf = 0,30 )
3. c) Metodologia wdrożenia            15 %    ( Km = 0,15 )
4. d) Doświadczenie we wdrażaniu ZSI 15 %    ( Kd = 0,15 )

            ------------------------------------------------------------------------------------

                        RAZEM                                              100%

Oceny ofert dokona komisja powołana przez Zamawiającego.

Wygra oferta, która otrzyma największą ilość punktów, gdzie ilość punktów ogółem ( Po ) dla badanej oferty określa się wzorem :

          Po =  Pc x Kc + Pf x Kf + Pm x Km+ Pd x Kd

1. Kryterium ? Cena ( 40 % ):  Ilość punktów za cenę ( Pc ) obliczana będzie na podstawie wzoru: Pc = Cn * 100 / Cb  gdzie gdzie: Pc ? punkty otrzymane, Cn ? cena najniższa spośród złożonych Ofert, Cb ? cena badanej Oferty. Stosowana punktacja  0-100 pkt. za kryterium.
2. Kryterium funkcjonalności ? ( 30 % ): ocena stopnia dostosowania oferowanych rozwiązań do wymogów określonych przez Zamawiającego w zał. Nr 4. ?Szczegółowe wymagania funkcjonalne ZSI?, na podstawie informacji zawartych w tym załączniku. Stosowana punktacja  0 ?100 pkt. za kryterium. 
3. Kryterium ? Metodologia wdrożenia ? ( 15 % ): ocena zakresu prac wchodzących w nadzór nad wdrożeniem oraz sposobu i jakości wykonania usługi wdrożenia, zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Oferenta w dołączonym do oferty opisie metodologii wdrożenia wg wymagań Zamawiającego. Ilość punktów za kryterium jakości obsługi (Pm) wylicza się wg poniżej podanych zasad: zakres prac wchodzących w skład nadzoru nad wdrożeniem ? max. 30 pkt, ilość godzin szkoleniowo-wdrożeniowych, przeznaczonych na szkolenie pracowników z funkcjonalności poszczególnych modułów w ramach zaproponowanej kwoty za wdrożenie- max. 30 pkt, sposób przeprowadzenia wdrożenia ? max. 20 pkt, przeniesienie danych katalogowych ? max. 20 pkt.  Stosowana punktacja  0 ?100 pkt. za kryterium.
4. Kryterium ? Doświadczenie we wdrażaniu ZSI ? ( 15 % ): ocena doświadczenia Oferenta we wdrażaniu Zintegrowanego Systemu Informatycznego w branży jednostek kultury oraz potencjału kadrowego na podstawie informacji zawartych w zał. Nr 3 ?Wykaz skomputeryzowanych jednostek kultury oraz zał. Nr 5 ?Wykaz potencjału kadrowego Oferenta?. Ilość punktów za kryterium jakości obsługi (Pd) wylicza się wg poniżej podanych zasad: doświadczenie w branży ? max. 50 pkt, potencjał kadrowy ? max. 50 pkt, Stosowana punktacja  0 ?100 pkt. za kryterium.

16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ.

Składający ofertę pozostaje nią związany przez okres trzydziestu (30) dni kalendarzowych licząc od terminu składania ofert.

17. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT.

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie w terminie do dnia 21.02.2023 r. do godz. 10.00

18. WYCOFANIE OFERTY.

Składający ofertę może ją wycofać najpóźniej na dwa dni kalendarzowe przed terminem otwarcia ofert.

19. MIEJSCE, TERMIN I TRYB OTWARCIA OFERT.

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 21.02.2023 o godzinie 11.00 Wybór ofert odbędzie się w terminie do 27.02.2023 r. do godziny 15.00
2. Jeżeli w czasie badania ofert powstaną wątpliwości, Zamawiając może wezwać każdego Oferenta w celu udzielenia dodatkowych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty oraz do prezentacji oferowanego oprogramowania aplikacyjnego.

20. ODRZUCENIE ( NIEWAŻNOŚĆ ) OFERTY.

Ofertę odrzuca się gdy:

1. jest sprzeczna z niniejszą specyfikacją ;
2. Oferent nie złożył wymaganych dokumentów i oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w SWZ;
3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji;
4. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

21. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA.

Postępowanie unieważnia się gdy:

1. wystąpi nieprzewidziana istotna zmiana okoliczności powodująca, że dalsze prowadzenie postępowania nie leży w interesie Zamawiającego ;
2. postępowanie z winy Zamawiającego obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
3. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinalizowanie zamówienia;

22. OGŁOSZENIE WYNIKÓW POSTĘPOWANIA.

23. Oferent, którego oferta okazała się najkorzystniejszą, niezwłocznie po dokonaniu wyboru przez komisję przetargową i przed upływem okresu ważności oferty zostanie powiadomiony o wygraniu przetargu, oraz terminie zawarcia umowy.
24. Równocześnie wyniki postępowania zostaną podane do wiadomości publicznej za pomocą Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego.

23. ZAWARCIE UMOWY.

    1. Wybrany Oferent zobowiązany jest złożyć Zamawiającemu projekt umowy w ciągu 5 dni roboczych od daty poinformowania go o wyborze jego oferty.
    2. Nie złożenie projektu umowy w terminie do 6 dni roboczych od daty zawiadomienia o wyborze jego oferty, może być przyczyną uznania przez Zamawiającego, że Oferent uchyla się od zawarcia umowy.
    3. Zamawiający podpisze z wybranym w wyniku niniejszego postępowania Oferentem umowę w terminie do 10 dni roboczych od daty wybrania oferty.
    4. W przypadku kiedy Oferent, którego oferta zostanie wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała największą ilość punktów, chyba że złożono tylko dwie ważne oferty lub upłynął termin ważności ofert.
    5. Integralną częścią zawartej umowy będzie złożona oferta.

24. Załączniki do SWZ:

1. Formularz ofertowy ? zał. Nr 1.
2. Oferowane moduły programowe i warunki licencji - zał. Nr 1A
3. Oświadczenie Oferenta ? zał. Nr 2.
4. Wykaz skomputeryzowanych jednostek kultury  ? zał. Nr 3.
5. Szczegółowe wymagania funkcjonalne ZSI? zał. Nr 4.
6. Wykaz potencjału kadrowego Oferenta ? zał. Nr 5.
7. Oświadczenia dot. przetwarzanie danych osobowych - Zał. Nr. 6.

Wrocław 13.02.2023 r.